ClearBags escala rápidamente, se mantiene en stock y controla la volatilidad con Intuiflow

Durante años, ClearBags gestionó miles de SKU de empaques de la misma manera que muchos fabricantes en crecimiento: con una combinación de hojas de cálculo, experiencia y un sistema heredado que solo unas pocas personas realmente entendían.

A medida que la empresa se expandía hacia nuevos mercados y apostaba por el comercio electrónico, esas herramientas comenzaron a mostrar sus limitaciones. Las previsiones eran manuales, las compras reactivas y no existían alertas reales, solo largas noches intentando descifrar colores y fórmulas en Excel.

Cuando el crecimiento volvió a acelerarse en 2018, el equipo supo que había llegado el momento de cambiar. Primero migraron a NetSuite, reemplazando su antiguo ERP FoxPro. Pero la verdadera transformación comenzó en 2020, cuando ClearBags implementó Intuiflow, convirtiendo su planificación y reposición en un proceso impulsado por la demanda capaz de escalar con el negocio.

De los pósters a una potencia en empaques

ClearBags nació como un negocio familiar en 1992, cuando su fundador Benny Wilkins comenzó a vender pósters planos protegidos con fundas transparentes de celofán. Lo que empezó como un pequeño proyecto paralelo se convirtió en una marca nacional de empaques al servicio de empresas de papelería, arte y alimentos en todo Estados Unidos.

Hoy, ClearBags opera desde dos centros de distribución —en Tennessee y Nevada—, atendiendo a miles de clientes y gestionando más de 5.500 productos. La empresa importa alrededor de 200 contenedores completos al año, con unos 10.000 registros activos en Intuiflow que alimentan las decisiones de planificación diarias.

Pero antes de Intuiflow, los sistemas de la compañía no podían seguir el ritmo de su crecimiento.

“Nuestro antiguo sistema funcionaba de maravilla… hasta que dejó de hacerlo”, recuerda el gerente de inventario y logística. “Todo era manual. Si algo fallaba, nadie lo sabía hasta que ya era demasiado tarde.”

Superando la era de las hojas de cálculo

Antes de 2018, ClearBags trabajaba con una base de datos FoxPro que el equipo llamaba cariñosamente “la Casa Misteriosa Winchester”: un laberinto de tablas, atajos y scripts personalizados construidos a lo largo de décadas.

Las compras dependían de una enorme hoja de Excel creada por el presidente de la empresa: una mezcla ingeniosa de ratios de impulso y lógica de reorden que solo dos personas podían entender completamente.

“Funcionaba”, ríe el gerente, “pero era un caos. Podías hacer lo que quisieras, pero nadie más podía seguirte el paso.”

El sistema carecía de alertas y no se integraba con los datos de ventas. Los ciclos de previsión eran tediosos y, a medida que el negocio online crecía, también lo hacía el riesgo de faltantes o sobreinventarios.

En 2018, ClearBags reemplazó FoxPro por NetSuite, pero el equipo siguió planificando manualmente durante dos años más. Lo que necesitaban era una forma más inteligente y conectada de convertir las señales de demanda en reposición diaria.

Un reinicio impulsado por la demanda

A finales de 2019, ClearBags comenzó a probar Intuiflow (entonces llamado Replenishment+) en un entorno de pruebas de NetSuite. El objetivo era conectar el consumo real y los tiempos de entrega directamente con las órdenes de compra. En enero de 2020, Intuiflow entró en funcionamiento.

Casi de inmediato, los planificadores notaron la diferencia. En lugar de reaccionar ante pedidos atrasados, comenzaban cada día con un tablero que mostraba prioridades, transferencias y alertas en ambos centros de distribución.

“Intuiflow hizo que nuestro trabajo fuera enseñable”, explica el gerente. “Antes, si alguien se iba, la lógica se iba con él. Ahora cualquier planificador puede abrir el panel y ver exactamente qué requiere atención primero.”

ClearBags personalizó el sistema para adaptarlo a su negocio:

• Un campo de clasificación dentro de NetSuite para marcar los artículos como prioridad A, B, C o D, o N para nuevos productos.
• Búsquedas guardadas que combinan datos de Intuiflow con categorías internas de productos, brindando a los planificadores una vista en tiempo real de lo que hay que comprar o transferir.
• Alertas de excepción que reemplazaron los “apagafuegos” semanales por una gestión estructurada de prioridades.

Viviendo en Intuiflow cada día

Cada mañana, los planificadores revisan las alertas críticas de Intuiflow: los artículos en rojo o naranja que indican compras o transferencias urgentes. Muchos de ellos no son faltantes reales, sino inventario que debe moverse entre Tennessee y Nevada para equilibrar la disponibilidad.

Cada semana, el equipo agrupa las órdenes de compra por proveedor y ubicación utilizando la función Accept Recommended Orders de Intuiflow. Aproximadamente 300 nuevos SKU se añaden al sistema cada año, importados masivamente mediante archivos CSV que crean automáticamente los registros de Intuiflow.

Las búsquedas y paneles personalizados ayudan a los planificadores a visualizar los días de cobertura en ambas ubicaciones, asegurando que incluso si un almacén se queda corto, la tienda online siga bien abastecida.

“No es justo a tiempo, es justo lo necesario”, dice el gerente. “Eso es lo que buscamos.”

Adaptándose a la volatilidad

Poco después del lanzamiento de Intuiflow, llegó la pandemia. La demanda cayó a inicios de 2020 y luego se disparó como nunca antes a finales de ese mismo año. Los plazos de entrega desde proveedores extranjeros se duplicaron y luego volvieron a la normalidad abruptamente.

La empresa se adaptó sobre la marcha, ampliando su horizonte ADU a 180 días para absorber mejor la estacionalidad y los largos tiempos de entrega. Cuando el suministro se estabilizó, los planificadores redujeron el horizonte nuevamente.

Al mismo tiempo, introdujeron cantidades máximas de pedido para suavizar las compras y evitar saturar a los proveedores durante picos de demanda, una lección clave para evitar el efecto látigo.

Los tiempos de entrega ahora se rastrean históricamente y se proyectan hacia adelante, combinando lo que los proveedores prometen con lo que realmente entregan. El resultado: flujo más estable y menos sorpresas.

De apagar incendios a gestionar el flujo

Tres años después de iniciar su transformación, ClearBags opera con un nivel de visibilidad y confianza que las hojas de cálculo jamás podrían ofrecer. Los niveles de servicio son más altos, las transferencias entre centros son más rápidas y capacitar a nuevos planificadores toma días en lugar de meses.

“Nuestro antiguo mundo era de apagafuegos”, reflexiona el gerente. “Ahora trabajamos por excepción. Confiamos en el sistema para decirnos qué es realmente importante.”

Los conteos cíclicos protegen el 20% de los productos que generan dos tercios de las ventas. Los factores de ajuste planificados permiten a los planificadores gestionar pedidos estacionales o personalizados sin interrumpir el flujo. Y a medida que cambian las condiciones de suministro, el Smart Buffer Profiler y el Lead Time Analyzer mantienen los parámetros sincronizados automáticamente.

El viaje continúa

La transformación impulsada por la demanda de ClearBags no solo optimizó el inventario, sino que cambió la forma en que la empresa piensa. Con datos en tiempo real y prioridades claras, el equipo puede concentrarse en el crecimiento en lugar de la improvisación.

“Nunca dejaremos de perfeccionarnos”, afirma el gerente. “El negocio cambia cada año. Pero Intuiflow nos da las herramientas para mantener el equilibrio: ser rápidos, confiables y precisos.”

Prepara tu cadena de suministro para el futuro con Intuiflow

Los resultados de ClearBags reflejan lo que Intuiflow fue diseñado para lograr: convertir operaciones volátiles, impulsadas por previsiones, en un flujo ágil guiado por la demanda.

Intuiflow es una plataforma unificada y conectada que alinea planificación, programación y ejecución con la demanda real. En lugar de perseguir faltantes o reprogramar manualmente, los planificadores ven prioridades en vivo, buffers optimizados por IA y una sola versión de la verdad en todos los equipos.

Una plataforma. Cuatro soluciones clave.

Planificación de materiales: mantener el inventario alineado con la demanda real, evitando faltantes y sobreinventarios mediante buffers optimizados por IA y reposición automatizada.

Programación y ejecución: convertir las prioridades de producción en un rendimiento predecible secuenciando el trabajo según la capacidad y la demanda reales.

Planificación de ventas y operaciones: vincular la estrategia con la ejecución mediante visibilidad en tiempo real sobre ventas, finanzas y operaciones.

Planificación de la demanda: reemplazar previsiones estáticas con planes adaptativos, basados en datos que se ajustan conforme cambia el mercado.

Intuiflow: inteligente por diseño

Autopilot, el motor de IA integrado en Intuiflow, ajusta continuamente los parámetros en cada módulo, eliminando trabajo manual y manteniendo los planes reactivos ante las condiciones reales. Los tableros integrados de Power BI ofrecen información instantánea, y las integraciones seguras con ERP garantizan un despliegue fluido y rápido.

El éxito de ClearBags demuestra cuán rápido puede escalar Intuiflow: de un piloto a una estabilidad empresarial completa, impulsando agilidad, mejora del servicio y eficiencia de capital de trabajo en cuestión de semanas, no de trimestres.

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