Optimisation des Stocks chez Fast Pack: Étude de Cas et Méthodologie DDMRP

Les événements des deux dernières années ont mis à l’épreuve la force des entreprises. La numérisation, les effets de la pandémie, l’inversion des tendances du marché transforment rapidement la stabilité économique. Les réalités des entreprises modernes ne laissent aucune chance à ceux qui tardent à réagir aux changements qui se produisent. Une réflexion prolongée sur la façon de sortir d’une situation difficile rend rapidement un plan soigneusement préparé hors de propos, car la situation est devenue différente.

La valeur particulière dans de telles conditions est la possibilité de ne pas développer sa propre solution à chaque problème, mais d’acquérir et d’appliquer un outil éprouvé prêt à l’emploi, pour tirer parti de l’expérience des leaders du marché. Considérons l’étude de cas Fast Pack. Ils ont mis en œuvre le système de gestion des stocks, basé sur la méthodologie DDMRP.

Fast Pack est le plus grand fournisseur de fixations en Ukraine, secteur du bricolage. Depuis 2007, la société a coopéré avec succès avec les leaders ukrainiens de la vente au détail de bricolage - Epicentrk, Novaya Liniya, Leroy Merlin, livraisons exclusives de produits de quincaillerie aux magasins des marques allemandes Praktiker et OBI.

Fast Pack prend actuellement en charge 83 magasins partenaires avec 15 000 palettes sur 5 000 m2 d’espace de stockage et plus de 10 millions de livraisons en 2020.

La société compte 12 000 références dans 12 catégories de produits. Les marchandises proviennent de 10 pays dans différentes parties du monde, chaque SKU a son propre délai de livraison.

Avec une telle échelle et une telle intensité de processus logistiques, la recherche de solutions pour la gestion des stocks est devenue particulièrement importante.

Fast Pack est une entreprise avec un haut niveau d’automatisation et une équipe très motivée. Dans le processus d’amélioration continue, l’entreprise a cherché à optimiser sa gestion des stocks avec les objectifs suivants:

• Minimisation des erreurs possibles dans la planification des achats et de l’approvisionnement, réduction du rôle du facteur humain. La planification de l’approvisionnement était dans Excel, chronophage et inexacte.
• Assurez-vous que la gamme nécessaire est disponible à tout moment pour répondre à la demande entrante.
• Augmentation du niveau de service. Ayant réalisé de bonnes performances dans ce sens, l’entreprise s’est fixé des objectifs encore plus élevés, pour rester le meilleur fournisseur pour les détaillants nationaux.
• Tous les processus de planification des approvisionnements et de gestion des stocks sont normalisés et automatisés.
• Conditions logistiques de base pour chaque paramétrage SKU. Il était nécessaire de calculer les volumes de lots minimaux, de commander plusieurs quantités au fournisseur ou à la fabrication, les délais de livraison des produits et la fréquence des commandes.
• réduction des stocks, réduction des délais pour les clients, assurance d’un approvisionnement ininterrompu.
• Amélioration de la disponibilité et du traitement des données sur la circulation des marchandises. La direction et les analystes devaient refléter l’état actuel des stocks en temps réel.
• Construire des chaînes d’approvisionnement rationnelles et à faible risque, ce qui constitue un avantage concurrentiel important pour ces entreprises.
• Répondre aux défis de la pandémie - contraintes, défaillances de la production et de la logistique, volatilité de la demande.

Les routes que nous choisissons

Il existe plusieurs façons d’automatiser la gestion des stocks. Par exemple, à vos risques et périls, pour développer de nouveaux logiciels ou en modifiant des programmes que l’entreprise utilise déjà.

Ou achetez un produit logiciel fini avec un support futur. Fast Pack a dû faire ce choix entre différentes façons d’optimiser la gestion des stocks.

La haute direction a envisagé l’option de développer le module ERP. Mais les faiblesses potentielles d’une telle solution ont été détectées:

• La nécessité de créer la méthodologie et les algorithmes pour le programme.
• Incapacité à évaluer de manière fiable les principaux paramètres du projet - coûts de main-d’œuvre, budget total, temps de développement et retour sur investissement.
• Manque d’assurance qualité du logiciel, de sa facilité d’utilisation.
• Implication significative des employés dans la mise en œuvre du produit informatique.

En raison des incertitudes et des risques liés à l’auto-développement, il était avantageux d’acquérir le système automatisé de gestion des stocks. L’offre ABM Cloud a été convaincante grâce à la mise en œuvre réussie de la solution Intuiflow et de la méthodologie DDMRP dans des entreprises similaires. Les représentants de Fast Pack ont pu obtenir des commentaires des clients aBM Cloud, entendre les opinions de première main et les recommandations des utilisateurs.

La solution de gestion des stocks reposait sur les avantages suivants :

• Satisfaire aux conditions de mise en œuvre (6 mois) et à la période de recouvrement des coûts (6 mois)
• Modèle SaaS - pas besoin d’acheter de l’équipement supplémentaire
• L’efficacité de la méthodologie sur laquelle le logiciel est basé. DDMRP combine des idées de ToC, Lean, Six Sigma, MRP, DRP et des développements innovants.
• La capacité de gérer l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, de l’achat des marchandises à la gestion des stocks dans la distribution.
• Conformité de la fonctionnalité du programme avec les objectifs de gestion des stocks. Le logiciel optimise les niveaux de stock, répond à la croissance de la demande, calcule et maintient les quantités de stocks nécessaires aux points clés de la chaîne d’approvisionnement.
• Le processus de mise en œuvre effectué par étapes, en tenant compte des particularités des processus d’affaires du client, a été élaboré et vérifié
• Un niveau qualitativement nouveau de convivialité des données pour les gestionnaires.
• Formation du personnel de Fast Pack et après l’introduction du programme
• Soutien technique et consultatif post-mise en œuvre sur une base continue.

Processus de mise en œuvre : étape par étape

Le projet d’optimisation de la gestion des stocks Fast Pack comprenait la mise en œuvre du système Intuiflow pour gérer toutes les nomenclatures actives mises en mémoire buffer et en rupture de stock. Il s’agit de plus de 10 000 références avec des délais allant de 3 à 200 jours.

Le projet a été mis en œuvre en 3 étapes. À chaque étape, l’équipe du projet a été formée.

Au stade initial, les responsables et les spécialistes des départements des ventes, des achats et de la logistique d’entrepôt ont suivi une formation de deux jours sur la méthodologie DDMRP et ont testé leurs connaissances. Les employés de Fast Pack étaient convaincus que le concept proposé présente de nombreuses similitudes avec leurs propres approches. Dans le même temps, DDMRP présente des solutions plus complètes et systémiques dans la gestion des stocks.

Étant donné que le succès de la mise en œuvre dépend en grande partie de la qualité de la préparation des données, la première étape consistait à préparer les données à utiliser dans un système automatisé de gestion des stocks, à créer et à déployer la base d’informations Intuiflow.

L’enquête sur les processus de travail de la Société a été réalisée. Ces informations ont été analysées pour comprendre quelles données existent déjà dans l’ERP du client (1C) et quelles données doivent être mises à jour ou ajoutées.

Deux problèmes ont été identifiés au cours de la première étape : l’absence de formalisation du processus de clôture des bons de commande et la comptabilisation des travaux en cours.  Pour les éliminer, les spécialistes informatiques de Fast Pack ont mis en œuvre et mis en place l’échange de fichiers entre 1C et Intuiflow.

Il convient de noter que l’équipe de projet a accordé suffisamment d’attention à un élément de mise en œuvre aussi important que l’intégration entre la solution SaaS et l’ERP basé sur le 1C. À l’heure actuelle, l’échange automatique quotidien de données entre Intuiflow et ERP 1C a été mis en place.

L’équipe de projet a standardisé les paramètres de chaque SKU : délai de livraison, cycle de commande, quantité minimale de commande, quantité de commande multiple.

Les références ont été regroupées par région à partir de laquelle elles expédient et leurs délais respectifs :

• Ukraine (le délai le plus court);
• Europe (délai moyen);
• Asie (délai de livraison le plus long).

En systématisant et en paramétrant les références SKU, l’équipe Fast Pack a  pu appliquer dans Intuiflow un moyen simple et unique de calculer la quantité de réapprovisionnement et une priorité claire pour la planification et l’exécution des commandes.

Dans un deuxième temps, le système de gestion des stocks a été lancé. Dans le cadre de cette étape, deux formations d’utilisateurs ont été organisées pour chaque section du programme et chaque test.

Ensuite, les erreurs dans les données ont été corrigées, le processus de réception et de traitement des commandes a été modélisé et les buffers ont été calculés.

Les consultants ont accompagné le travail des gestionnaires avec les premières commandes reçues d’Intuiflow. Parmi les objectifs atteints de la deuxième étape figure la formation de la confiance des employés dans le programme, le développement de l’habitude de commencer leur journée de travail dans Intuiflow.

Essai routier pandémique

Dans cette deuxième étape, les premiers résultats positifs de la mise en œuvre sont apparus. Cette étape du projet a eu lieu au début de 2021, une période difficile où le confinement a rendu nécessaire d’ajuster les plans littéralement à la course.

On peut dire que l’Intuiflow SaaS complet a passé le test de la « tempête parfaite ». La fermeture de la plupart des points de vente au détail a fait s’effondrer la demande. La diminution du nombre de commandes a mis en danger les employés dans les entrepôts et les emballages, car leur salaire dépend de la charge de travail.

Cependant, les restrictions de quarantaine n’ont pas été introduites pour toujours, ce qui signifie qu’il était nécessaire de maintenir à la fois du personnel d’entrepôt qualifié et la capacité d’accumuler des marchandises pour répondre à la demande refoulée au moment où les restrictions seront annulées et où le commerce de détail fonctionnera.

Pour répondre à de telles situations, le programme Intuiflow inclut le CDAF. C’est un facteur d’ajustement de la mémoire buffer, qui a été appliqué par l’équipe de projet. L’utilisation de cette fonction vous permet d’augmenter uniformément, pour toutes les positions, la zone rouge buffer du nombre de jours de vente. Ainsi, la commande au fabricant pour la libération et la fourniture de références SKU arrive plus tôt qu’avec les paramètres normaux du système. En fait, à un certain moment, la production de ces réserves est lancée, ce qui, après la levée des restrictions, la demande refoulée accumulée sera satisfaite, ce qui dépasse les capacités des producteurs. Dans le même temps, grâce à la méthodologie de détermination du cycle optimal, l’équipe de projet peut recalculer les volumes de lots et les cycles de commande, régulant ainsi le nombre de changements, la charge de travail du personnel et des équipements des fabricants de contreparties Fast Pack.

Ainsi, la fonctionnalité Intuiflow a permis à l’entreprise de répondre de manière flexible à la volatilité de la demande, de conserver le personnel d’entrepôt et d’emballage et de se préparer à une activité accrue des clients après la levée des restrictions de quarantaine.

Optimisation des paramètres système

La tâche de la dernière étape de la mise en œuvre était de préparer les employés de l’entreprise à l’utilisation indépendante de la méthodologie DDMRP et de l’Intuiflow dans leur travail quotidien.

Le personnel a été formé pour travailler avec les paramètres d’analyse et de solution cloud à l’aide du programme de formation Demand Driven Planner ™. En plus du niveau opérationnel, les participants au projet se sont concentrés sur le modèle de chaîne d’approvisionnement, qui comprend également des niveaux de gestion tactique et stratégique.

Toujours à la troisième étape, les paramètres du programme ont été ajustés, les cycles de production et d’approvisionnement optimaux ont été calculés, et Fast Pack a reçu des recommandations sur la façon d’améliorer la rotation des stocks. Le système automatisé de gestion des stocks a couvert toutes les gammes de produits Fast Pack.  Le travail avec les alertes, les rapports et les analyses a commencé.

Si le personnel du client a étudié les principales capacités de la solution cloud à l’étape précédente de la mise en œuvre du projet, la troisième étape a été consacrée à des paramètres plus fins, à une utilisation plus complète des fonctionnalités logicielles.

Ci-dessus, nous avons déjà envisagé l’utilisation de l’un des mécanismes intégrés dans la logique Intuiflow pour répondre aux fluctuations importantes et imprévues de la demande. Des fonctions similaires sont prévues pour tenir compte des événements et des tendances prévus.

Au cours du projet, les représentants de Fast Pack ont pu constater par eux-mêmes l’efficacité de l’application des ajustements de la mémoire buffer, ainsi que les facteurs de saisonnalité et la conversion des unités pour la gestion des stocks.

Une partie de l’assortiment est caractérisée par la saisonnalité. En conséquence, il est nécessaire de passer des commandes pour ces articles de base à l’avance. Intuiflow utilise des facteurs saisonniers (PAF) pour ajuster dynamiquement le niveau de buffer à la demande anticipée.

Si vous recevez des informations sur les événements programmés à venir, tels que des notifications de fournisseurs concernant des augmentations de prix ou un arrêt de maintenance programmé, il est possible de créer un stock supplémentaire de produits de ce fabricant. Le facteur d’ajustement CDAF déjà familier vous permet d’augmenter automatiquement les zones rouges ou jaunes en y ajoutant un certain nombre de jours supplémentaires de vente ou d’unités de stockage.

Il convient de noter la commodité d’utiliser un système cloud visant à résoudre les problèmes quotidiens des spécialistes du commerce et de la logistique. Par exemple, la comptabilité opérationnelle des marchandises se fait souvent en morceaux, en paquets, en ensembles, etc. Mais la commande au fournisseur est faite en unités de transport. Le facteur de conversion de l’unité présent dans la fonctionnalité permet au personnel de gagner du temps.

Projet de mise en œuvre terminé, processus d’amélioration en cours

Le projet de mise en œuvre a été achevé, comme prévu, en six mois. La durée de chaque étape était de deux mois.

En résumant les premiers résultats de la méthodologie de mise en œuvre du DDMRP, nous pouvons déjà dire que les résultats suivants ont été atteints:

• Le processus de commande est entièrement automatisé pour la production et l’approvisionnement.
• Au cours de la période d’utilisation du système, la part des références avec des surstocks et des pénuries a diminué de 2 fois le nombre total de postes.
• Le niveau de service est passé à 98 %. Le niveau de service avant le projet (pourcentage de temps dans les commandes complètes) était déjà assez élevé, et il est bien connu de la pratique à quel point il est difficile pour chaque point de pourcentage de croissance « supplémentaire » (après 90%) de cet indicateur. Néanmoins, le niveau de service a été amélioré et, surtout, tout en réduisant les stocks.
• Le niveau global des stocks a diminué de 20%, ce qui signifie que le coût de stockage des marchandises a été réduit et que la structure du fonds de roulement de l’entreprise s’est améliorée. Les stocks de la plupart des articles sont maintenus au niveau optimal.

La société a réussi à obtenir des résultats clés malgré le fait que pendant la pandémie, le niveau de service des fournisseurs a diminué, en même temps, les délais ont été allongés de 30% et la volatilité de la demande a augmenté.

• L’entreprise a réussi à surmonter le phénomène de la distribution bimodale, typique de nombreuses entreprises. Cela signifie que beaucoup de références sont en rupture de stock. D’autre part, il y a beaucoup de références en surstock. Une partie extrêmement petite de la référence est au niveau optimal.
• Une réponse souple et rapide aux fluctuations de la demande réelle a été assurée grâce à l’utilisation du système et à ses fonctionnalités (ajustement dynamique des buffers, facteurs de correction, etc.).
• Réduction de la probabilité d’erreurs dues au soi-disant « facteur humain ». La plupart des décisions et des calculs sont effectués automatiquement, selon les algorithmes du système.
• Le temps du personnel a été utilisé de manière plus rationnelle. Le système automatisé assure des opérations répétitives de routine, permettant aux gestionnaires de se concentrer sur la résolution de tâches créatives.

Le succès du projet a été largement déterminé par le fait que l’équipe de Fast Pack était ouverte aux nouvelles idées et aux révisions des processus d’affaires. Les employés de l’entreprise ont accepté et appliqué avec succès l’approche innovante du DDMRP à la gestion des flux de matériel et d’information. La transparence des achats et les processus de gestion des mouvements de marchandises simplifient l’analyse des performances à toutes les étapes de l’approvisionnement.

Au cours de son utilisation, Intuiflow a démontré sa capacité à s’auto-configurer et s’est avéré être un outil de gestion fiable. Grâce à elle, Fast Pack a réussi à traverser la période de turbulence du marché pandémique sans pertes importantes. En utilisant les métriques générées par le système, l’entreprise partage en fait l’effet positif du DDMRP avec ses fournisseurs et ses clients. Ainsi, l’approche de gestion des stocks axée sur la demande optimise l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement - des fabricants, dont les produits sont vendus par Fast Pack, à l’étagère de vente au détail.