Chaque supply chain et chaque atelier de production font tôt ou tard face aux changements. Au 21ème siècle, ces changements ont été nombreux : des technologies informatiques innovantes ou de nouvelles méthodes pour améliorer la qualité des produits ou de l’ensemble du système de gestion de la supply chain.
Avant de vous lancer dans un changement aussi important, mais qui demande du temps, vous pouvez éprouver une certaine crainte : que se passera-t-il si cela ne fonctionne pas ?
Comment préparer votre entreprise à ce que les technologies mises en œuvre prennent racine et donnent un effet positif à long terme ? Dans cet article, nous partageons quelques situations que nous avons rencontrées dans différents pays.
Nous allons jeter un œil à certains aspects liés à la gestion de la supply chain dans les entreprises industrielles et de distribution. Ce sont des informations réelles issues des projets de mise en œuvre d’Intuiflow, une solution de cloud informatique qui fonctionne selon la méthodologie DDMRP.
Vous pourrez mettre ces exemples en perspective pour votre propre entreprise. Pour déterminer ce qui doit être modifié aux niveaux opérationnel et stratégique de l’entreprise si vous êtes prêt à introduire des innovations.
Vous avez donc décidé de mettre en œuvre la solution DDMRP pour automatiser l’ensemble de la chaîne logistique et, bien entendu, vous souhaitez optimiser les stocks, réduire les délais, augmenter le niveau de service et, surtout, accroître le retour sur investissement.
La première étape de mise en œuvre d’une telle solution est un audit de processus. Notre équipe de mise en œuvre vous aide à décrire les processus opérationnels actuels en termes de gestion de la chaîne d’approvisionnement, avec un accent particulier sur la gestion des stocks.
Voyons quels types de situations sont rencontrées par les consultants pendant l’audit et le projet ultérieur.
Point d’attention n°1 : la maintenance des données
Il faut prendre en compte l’impact du facteur humain sur les données (leur modification, établissement, maintenance dans le temps) lorsque vous mettez en œuvre des innovations.
Nous avons été confrontés à des entreprises qui n’avaient pas de flux de travail structuré pour la maintenance de ces données techniques.
– Les données ne sont pas toujours maintenues dans le système ERP commun
– Il n’y a pas de procédure, ou bien celle-ci n’est pas suivie avec rigueur
Par conséquent, chaque personne personnalise la maintenance des données à sa manière sur son tableur. Les données sont chaotiques et non structurées. Le risque d’erreur est élevé.
Quelques exemples rencontrés :
– Des erreurs de saisie.
– Oubli de transférer les données de l’e-mail vers la feuille de calcul, ou bien des données ont été accidentellement supprimées / non enregistrées.
– Un format de fichier ou un type de données non valide
– Plusieurs opérateurs travaillent avec une feuille de calcul mais chacun d’eux a ses propres algorithmes ou formules qui peuvent provoquer des erreurs / malentendus / omissions d’informations lors de la synchronisation.
Selon les statistiques (Étude du professeur de gestion informatique à l’Université d’Hawaï Ray Panko – https://www.marketwatch.com/story/88-of-spreadsheets-have-errors-2013-04-17 ), plus de 90% des feuilles de calculs contiennent des erreurs.
« Le plus important est de régler correctement les données entrantes. Intuiflow fonctionne correctement si les données initiales sont correctes, il recommandera quoi produire, quoi acheter et quand. » – confirme Vladimir Ropalo, responsable de la chaîne d’approvisionnement chez Monomakh, société de produits de grande consommation.
Étant donné que le système n’est qu’un miroir des informations importées, il est nécessaire de configurer correctement le processus d’importation. Ensuite, les algorithmes calculeront tout, construiront des graphiques et présenteront les données sous forme de tableaux intuitifs.
Conseil : Enregistrez les données dans le système de référence de l’entreprise. Excel n’est pas une base de donnée de référence. Les données sont maintenues dans l’ERP, qui permet de tracer par qui, quand et comment l’information a été modifiée. Les données de référence doivent être visibles et intuitives pour tous. Vous seriez étonné de voir à quel point dans certaines entreprises les données résident dans des feuilles Excel plutôt que dans l’ERP.
Point d’attention n°2 : la disponibilité des compétences
Toute entreprise a une multiplicité de projets. En particulier si vous êtes en phase de croissance rapide, la disponibilité des expertises pour mettre en œuvre de nouveaux projets peut être un challenge.
Habituellement, pour lancer le projet après l’état des lieux initial, l’entreprise établit une équipe projet. Il doit avoir un noyau de compétence, ces personnes devront établir et suivre les tâches et décisions déterminantes pour l’ensemble de l’entreprise. Ils géreront également le système et encadreront les nouveaux planificateurs.
Mais en raison de la croissance rapide de l’entreprise et du manque de spécialistes, une situation se présente au bout de quelques mois : les experts de notre noyau de compétence sont transférés dans un autre département, quelqu’un est promu, quelqu’un démissionne et, par conséquent, les gens quittent le projet. Vous perdez vos leaders. Les nouveaux planificateurs manquent des informations nécessaires à leur compréhension et le projet ralentit à nouveau. Si aucun des nouveaux membres de l’équipe n’approfondit le sujet, ne comprend le plan d’origine et ses complexités, vous risquez de repartir du début.
Conseil :
La recommandation est de créer un noyau de compétence structurel. Cela signifie que le maintien de l’expertise au sein d’une équipe de référence doit être assuré, quels que soient les changements organisationnels ultérieurs.
Vos praticiens ont besoin du support d’une équipe de référence, et pas seulement d’un expert (c’est particulièrement important pour les grandes entreprises). C’est cette équipe qui aide les utilisateurs finaux et qui est constituée d’experts du système et de la méthodologie. Lorsque les consultants qui vous accompagnent auront terminé le projet et quitté l’entreprise, cette équipe de référence continuera à piloter les innovations et améliorations ultérieures.
Dans le prochain article, nous examinerons deux autres points d’attention qui devraient vous intéresser !
