La preparación para una implantación de software o un proyecto de mejora de la cadena de suministro requiere un gran número de pasos. Se investiga y se selecciona el software potencial, se desarrolla el plan de proyecto y los plazos, se nombran los responsables del proyecto y se solicitan las aprobaciones del proyecto y del presupuesto, por nombrar sólo algunos aspectos destacados. Al final, está listo para entregar el proyecto al equipo y a los consultores y dejar que se pongan a trabajar.
Sin embargo, hay algunos pasos más para que usted o su jefe de proyecto deben coordinar antes de pasar las riendas al jefe de proyecto y a los consultores. A continuación, se indican 3 pasos clave, y 1 opcional, que los ejecutivos y los responsables del proyecto pueden tomar para aumentar la eficacia y la eficiencia de una implantación de Replenishment+ y aumentar en gran medida las posibilidades de su éxito.
1. Participación y comunicación de las partes interesadas
Uno de los mayores obstáculos en cualquier implantación es la comunicación. A menudo, un proyecto se mueve con tanta rapidez que las personas clave pueden perderse en las comunicaciones o incluso recibir información errónea. Con demasiada frecuencia, en una implantación, el equipo del proyecto está listo para comenzar a formarse en el nuevo software y los usuarios previstos del software se echan las manos a la cabeza y exclaman que nunca han oído hablar del software, ¡y mucho menos de un proyecto para implantarlo en su planta! Entonces se pierde un tiempo y un esfuerzo valioso convenciendo al líder de PC&L o al director de planta de la validez del proyecto. Luego han de dedicar el tiempo de sus planificadores a la formación y a la revisión de los procesos.
Para evitar este obstáculo, hay que identificar a los principales interesados y establecer sus relaciones con el proyecto y perfilar claramente las herramientas de comunicación.
Crear una matriz de Roles y Responsabilidades(RACI) y un plan de comunicación con el equipo de proyecto al principio es la forma más fácil de conseguirlo. El RACI puede ser utilizado tanto por el equipo del proyecto como por los consultores externos para determinar quién es responsable de las distintas tareas del proyecto, a quién hay que consultar para tomar las decisiones clave, a quién hay notificar los avances y a quién hay que escalar los posibles riesgos. La aportación de los ejecutivos es crucial en este paso para garantizar que los líderes internos apropiados sean notificados e incluidos en el proyecto.
El plan de comunicación es otra pieza clave del éxito del proyecto. Este plan debe indicar los recursos que el equipo utilizará para comunicarse (correo electrónico, Google Meet, Teams, Sharepoint, etc.), así como los tipos de comunicaciones que se enviarán a cada parte interesada. En su forma más básica, esto debería indicar los tipos de actualizaciones semanales o mensuales para cada tipo de parte interesada. Sin embargo, un plan exitoso también tendrá comunicaciones con visión de futuro, como los correos electrónicos y las cubiertas de lanzamiento requeridas del patrocinador y el equipo del proyecto para presentar el proyecto a una nueva planta en la implantación.
Estos pequeños esfuerzos al principio del proyecto permiten al equipo del proyecto trabajar juntos de manera más efectiva, garantizar que el proyecto esté constantemente orientado hacia sus objetivos principales y, a menudo, engrasar las ruedas de la aceptación del proyecto en toda la organización.
2. Revisión de datos
Un dicho popular sobre el software es que éste es tan inteligente como los datos con los que se rellena. Nunca es más cierto que al comienzo de una implantación, cuando puede empezar a darse cuenta del verdadero estado de los datos en su ERP. Es importante que se reconozcan todos los posibles problemas de datos y que se establezcan planes para resolverlos al principio de una implantación. Una vez que se produce la puesta en marcha, resulta mucho más difícil resolver estos problemas sin destruir la confianza de los usuarios en el sistema.
Las implantaciones eficaces suelen comenzar con una revisión de datos ya en marcha o con una alta prioridad de revisión en cuanto se produce el arranque. Como mínimo, estas revisiones deben garantizar que las métricas de piezas, como los plazos de entrega, los ciclos y los múltiplos de pedido, las cantidades mínimas de venta (MOQ) y los datos de los proveedores estén al día y sean actualizados regularmente por los usuarios pertinentes. Para las ofertas de productos de Demand Driven Technologies, nuestros consultores pueden proporcionar una lista de otros datos de los artículos, incluidos los campos de demanda y suministro, que deben revisarse para comprobar su exactitud.
En una implantación de Replenishment+, las revisiones de datos se llevan a cabo a lo largo de una implantación para garantizar la precisión de los datos, el diseño adecuado de la interfaz y la configuración del buffer. Si el equipo del proyecto da importancia a la revisión de los datos y a los procedimientos regulares de actualización de datos al principio del proyecto, las revisiones en Replenishment+ se convertirán en algo natural para los planificadores diligentes. Esto ahorrará tiempo más adelante en la implantación y establecerá más confianza en el sistema para los usuarios.
3. Identificación de recursos
Aunque este punto puede parecer el más obvio, a menudo es uno de los más fáciles de pasar por alto. Es fácil elegir el sitio de implementación inicial y luego simplemente asignar el trabajo de desplegar una implantación de Replenishment+ a un gerente de la cadena de suministro o a un único responsable de DDMRP. Si bien estas personas suelen tener éxito en la gestión de un proyecto, a menudo es a su costa y con un único objetivo se gana cualquier resultado de la implantación. En caso de que esta persona sea ascendida, cambie de rol o abandone la empresa, el proyecto corre el riesgo de fracasar.
Identificar la totalidad de las necesidades de recursos al principio del proyecto ahorrará tiempo al intentar reestructurar y mantener el impulso a lo largo del proyecto. Algunos recursos clave a tener en cuenta:
- –Responsables de proyectos / clientes potenciales: a menudo, un equipo central de personas que apoyan y / o impulsan la implantación y se convierten en un recurso continuo en la metodología Demand Driven y el software en la empresa. Estas personas deben dominar el DDMRP y a menudo serán responsables de tomar decisiones en la implantación. Uno o varios de este grupo podrían convertirse en administradores de sitio funcionales.
- – Super usuarios: personas clave a nivel regional o de ubicación que se convierten en expertos en DDMRP y Replenishment+. Se convierten en recursos locales para los planificadores.
- – Recursos de TI: personas que pueden desarrollar la interfaz del software y la estructura de soporte continuo para las actualizaciones técnicas de Replenishment+.
- –Soporte en el idioma local: si se llevan a cabo implantaciones en diferentes países, se podrían requerir formadores y documentación en los idiomas correspondientes. Demand Driven Technologies ofrece una ampliared de socios que se puede utilizar para este propósito.
Dependiendo del alcance y tamaño del proyecto, no existirán todos estos recursos, o podrían ser la misma persona. Es imprescindible pensar en el apoyo continuo que necesitará el proyecto al principio y a lo largo del proceso de implantación de Replenishment+ en el sistema.
4. Bonificación: Módulo de análisis avanzado
Para las implantaciones de Replenishment+, hay un módulo adicional llamado Módulo de análisis avanzado que se puede añadir a su instancia. Este es un módulo de análisis integrado en Replenishment+ que ejecuta informes actualizados que se pueden personalizar según las necesidades de su implantación.
Aunque es completamente opcional, este módulo tiene múltiples beneficios.
- 1. Puede servir como reemplazo de muchas hojas de cálculo de Excel u otros informes externos ejecutados manualmente.
- 2. Todos los informes estándar y los personalizados están orientados a las métricas basadas en el flujo de DDMRP. Estos pueden ayudar a ajustar las vistas lejos de las métricas más antiguas para centrarse en los objetivos del proyecto.
- 3. Los informes estándar ofrecidos en el AAM se pueden utilizar para hacer un seguimiento del progreso a lo largo y después de la implantación.
- 4. Se pueden crear informes personalizados adicionales para las necesidades de su empresa.
