Comment préparer – et réussir – la mise en œuvre de Replenishment+ ?

By Harper Graf
two open computers - replenishment+ implementation

La préparation d’une mise en œuvre de logiciel ou d’un projet d’amélioration de la chaîne d’approvisionnement nécessite un certain nombre d’étapes. Vous recherchez et sélectionnez un logiciel potentiel, établissez le calendrier du projet, nommez les champions du projet et sollicitez les approbations du projet et du budget, pour n’en citer que quelques-unes. À la fin de ces étapes, vous êtes prêt à confier le projet à l’équipe et aux consultants.

Cependant, il y a encore quelques étapes que vous ou votre leader de projet devez coordonner avant de passer le relais au chef de projet et aux consultants. Vous trouverez ci-dessous trois étapes clés, et une optionnelle, que les dirigeants et les leaders du projet peuvent suivre pour renforcer l’efficacité et l’efficience d’une mise en œuvre de Replenishment+ et augmenter considérablement ses chances de réussite.

1. Implication des parties prenantes et communication

L’un des principaux obstacles à toute mise en œuvre est la communication. Souvent, un projet avance si vite que des personnes essentielles peuvent être oubliées dans les communications ou même recevoir des informations erronées. Trop souvent, lors d’une mise en œuvre, l’équipe de projet est prête à commencer la formation sur le nouveau logiciel et les utilisateurs prévus du logiciel lèvent les mains et s’exclament qu’ils n’ont jamais entendu parler du logiciel, et encore moins d’un projet de mise en œuvre dans leur usine ! Un temps et des efforts précieux sont alors perdus pour convaincre le directeur de l’usine de la validité du projet. Ils doivent ensuite prendre le temps de former leurs planificateurs et de réviser les processus.

Pour éviter cet écueil, il faut identifier les principales parties prenantes, établir leurs relations avec le projet et définir clairement les outils de communication.

L’élaboration d’un RACIet d’un plan de communication avec votre équipe au début du projet est le moyen le plus simple d’y parvenir. Le RACI peut être utilisé à la fois par l’équipe du projet et par les consultants externes pour déterminer qui est responsable des différentes tâches, qui doit être consulté pour les décisions clés, qui doit être informé de l’avancement du projet et à qui faire remonter les risques potentiels. La contribution de la direction est cruciale pour cette étape afin de s’assurer que les responsables internes appropriés sont informés du projet et y participent.

Le plan de communication est un autre élément clé de la réussite du projet. Ce plan doit indiquer les ressources que l’équipe utilisera pour communiquer (e-mail, Google Meet, Teams, Sharepoint, etc.) ainsi que les types de communications qui seront envoyées à chaque partie prenante. À la base, le plan doit décrire les types de mises à jour hebdomadaires ou mensuelles pour chaque partie prenante. Toutefois, un plan réussi doit également prévoir des communications prévisionnelles, telles que les e-mails et les présentations de lancement nécessaires pour présenter le projet à une nouvelle usine dans le cadre de l’implémentation.

Ces petits efforts au début du projet permettent à l’équipe de projet de travailler ensemble plus efficacement, garantissent que le projet est constamment orienté vers ses principaux objectifs et graissent souvent les rouages de l’acceptation du projet dans l’ensemble de l’organisation.

2. Examen des données

Un dicton bien connu dit qu’un logiciel est aussi intelligent que les données qui l’alimentent. Cela n’est jamais aussi vrai qu’au début d’une mise en œuvre, lorsque vous commencez à vous rendre compte de l’état réel des données dans votre ERP. Il est important que tous les problèmes potentiels liés aux données soient identifiés et que des plans soient établis pour les résoudre dès le début de l’implémentation. Une fois la mise en service effectuée, il devient beaucoup plus difficile de résoudre ces problèmes sans détruire la confiance des utilisateurs dans le système.

Les mises en œuvre efficaces commencent souvent par un examen des données déjà en cours ou placé en haute priorité pour être examiné dès le lancement. Au minimum, ces révisions doivent permettre de s’assurer que les délais de livraison, les cycles et les multiples de commande, les QMO et les données sur les fournisseurs, sont toutes à jour et sont régulièrement mises à jour par les utilisateurs concernés. Pour les offres de produits Demand Driven Technologies, nos consultants peuvent fournir une liste d’autres metrics clés, comme les champs de demande et d’offre, dont l’exactitude doit être vérifiée.

Dans le cadre d’une mise en œuvre de Replenishment+, des examens de données sont effectués tout au long de la mise en œuvre pour garantir l’exactitude des données, la bonne conception de l’interface et la configuration des buffers. Si l’équipe en charge du projet accorde de l’importance à la révision des données et aux procédures de mise à jour régulière des données dès le lancement, les révisions dans Replenishment+ deviendront une seconde nature pour les planificateurs consciencieux. Cela permettra de gagner du temps plus tard dans la mise en œuvre et d’établir une plus grande confiance dans le système pour les utilisateurs.

3. Identification des ressources

Bien que ce point puisse sembler évident, il est souvent l’un des plus négligés Il est facile de choisir le site de mise en œuvre initial, puis de confier la tâche de déployer une mise en œuvre de Replenishment+ à un responsable de la chaîne d’approvisionnement ou à un seul spécialiste DDMRP. Bien que ces personnes parviennent souvent à mener à bien un projet, c’est souvent à leurs propres frais et à leur seule volonté que la mise en œuvre donne des résultats. Si cette personne est promue, change de rôle ou quitte l’entreprise, le projet risque de s’effondrer.

En identifiant l’ensemble des besoins en ressources dès le début du projet, vous gagnerez du temps en essayant de restructurer et de maintenir l’élan tout au long du projet. Quelques ressources clés à considérer :

  • Responsables du projet – Il s’agit souvent d’une équipe centrale de personnes qui soutiennent et/ou dirigent la mise en œuvre ET deviennent une ressource permanente sur la méthodologie Demand Driven et sur le logiciel dans l’entreprise. Ces personnes doivent être à l’aise avec la méthode DDMRP et seront souvent responsables des décisions concernant la mise en place du site. Un ou plusieurs membres de ce groupe pourraient devenir des administrateurs de site fonctionnels.
  • Super utilisateurs – Personnes essentielles au niveau d’une région ou d’un site qui deviennent des experts en matière de DDMRP et de Replenishment+. Ils deviennent des ressources locales pour les planificateurs.
  • Ressources informatiques– Personnes capables de développer l’interface logicielle et la structure de soutien continu pour les mises à jour techniques de Replenishment+.
  • Assistance dans la langue locale – Si vous effectuez des mises en œuvre dans différents pays, des formateurs et de la documentation dans les langues applicables peuvent être nécessaires. Demand Driven Technologies propose un vaste réseau de partenaires qui peut être utilisé à cette fin.

Selon la portée et la taille du projet, toutes ces ressources n’existeront pas, ou il pourra s’agir de la même personne. Il est impératif de penser au soutien continu dont le projet aura besoin au début et tout au long de l’implantation de Replenishment+ dans le système.

4. Bonus : Module d’analyse avancée

Pour les déploiements de Replenishment+, il existe un module supplémentaire appelé Advanced Analytics Module qui peut être ajouté à votre projet. Il s’agit d’un module d’analyse intégré à Replenishment+ qui exécute des rapports actualisés pouvant être personnalisés en fonction des besoins de votre implémentation.

Bien que totalement facultatif, ce module présente de nombreux avantages.

  1. Il peut servir à remplacer de nombreuses feuilles de calcul Excel exécutées manuellement ou d’autres rapports externes.
  2. Tous les rapports standard et personnalisés sont conçus en tenant compte des métriques basées sur les flux du DDMRP. Cela peut aider à ajuster les vues en s’éloignant des anciennes métriques pour se concentrer sur les objectifs du projet.
  3. Les rapports standard proposés dans l’AAM peuvent être utilisés pour suivre les progrès tout au long et après la mise en œuvre.
  4. Des rapports personnalisés supplémentaires peuvent être créés pour répondre aux besoins de votre entreprise.

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