Gestión de las excepciones, el secreto de las cadena de suministro eficientes

Por Bernard Milian
warning symbol - supply chain efficiency

Hoy en día un planificador tiene que gestionar cientos o incluso miles de referencias. A menudo, hay que sincronizarlas para permitir el ensamblaje de productos con listas de materiales complejas, donde la más mínima falta detiene el flujo. Si se fabrica un conjunto electrónico con cientos de componentes, un simple diodo que no cuesta nada puede detenerlo todo.

Revisar cada número de pieza para tomar la mejor decisión ya no es una opción. Hay que ir directamente a las situaciones que pueden causar problemas.

La dificultad es que esto debe hacerse en un contexto muy dinámico, fluido e incierto, ya que la demanda y la oferta previstas hoy, pueden cambiar significativamente mañana.

Tener el nivel correcto de alertas sin generar ruido no deseado es todo un reto. Si quiere alertar a sus planificadores de todos los riesgos, los ahogarás en alertas. ¿Alguna vez ha intentado procesar exhaustivamente los mensajes de excepción en un sistema MRP?

Además, la sensibilidad de la detección de riesgos debe adaptarse al horizonte en el que trabajamos.

Alertas de ejecución: ajustar la sensibilidad y ser disciplinados

A corto plazo, dentro de tres horas, para mañana, para la próxima semana, se puede y debe ser sensible y preciso, sin volverse hipocondríaco. Esta es el área de la «gestión de buffer» de la Teoría de las Limitaciones (TOC).

Con cada buffer, especialmente el de inventario y el de tiempo, articulado en zona roja, amarilla y verde, los planificadores tienen una clasificación de alertas, para centrarse realmente en las situaciones que merecen atención.

Además de esta funcionalidad básica de DDMRP, hemos definido niveles de criticidad de alertas y un proceso de revisión que nos permite resaltar solo un número limitado de situaciones cada día, ya sea en artículos MTS o MTO, para evitar «falsos positivos».

Para que el proceso sea eficiente, debe seguirse de manera disciplinada y orquestada: todos tienen un papel definido, desde el supervisor del equipo hasta el planificador, y deben lidiar con las alertas a medida que surgen. Una vez implantada esta disciplina, el nivel de interrupción y estrés se reduce en gran medida, ya que sólo se deben abordar los nuevos riesgos en un número limitado de artículos.

Uno de nuestros clientes nos dijo recientemente: «Desde que empezamos con Replenishment+ tenemos 10 veces menos alertas, los planificadores ganan en tranquilidad, se centran en lo esencial y contribuyen a la mejora”.

Un ejemplo de un cliente, con un portfolio de 4.000 artículos, tienen que procesar día a día unas 30 – 40 alertas críticas, en un contexto de compras especialmente difícil para esa empresa.

DD S&OP: identificar los riesgos genéricos

Si se mira a medio plazo, en un horizonte de S&OP (o DD S&OP), hay que identificar a nivel macro los riesgos de que las existencias sean demasiado bajas o demasiado altas, los plazos de entrega demasiado largos y los posibles problemas de capacidad, para preparar el modelo operativo. No es necesario trabajar a un nivel muy preciso, las cosas cambiarán, solo hay que estar preparado para tener el ancho de banda adecuado.

No pida a sus planificadores previsiones precisas para tres meses, ni a sus planificadores de suministros un plan de producción en firme para seis semanas, ¡hervirán el océano, sin mucho beneficio al final!

A partir de sus escenarios de previsión, identificarán las situaciones de riesgo, es decir, los artículos o grupos de artículos cuyas existencias puedan bajar o subir demasiado, y las situaciones en las que la carga sería incompatible con la capacidad. Para limitar estas alertas y centrarse en lo esencial, sólo tendrá en cuenta los materiales que presenten dificultades durante un periodo significativo.

Ignorar un riesgo de roturas de 3 días en 3 meses, las cosas no cambiarán. Por otro lado, un riesgo de roturas de 3 semanas en 3 meses merece ser analizado, y si el escenario previsto es factible, habrá que adaptar los buffers.

Las técnicas estadísticas y los enfoques de BI ayudan a ajustar la sensibilidad de los análisis para centrarse realmente en lo importante. Por ejemplo, la amplitud de las fluctuaciones de los buffers proyectados en las simulaciones de nuestro módulo DDS&OP facilitará la detección de las desviaciones de las previsiones y generará el proceso de decisión adecuado.

En este punto, no intente manipular demasiado los buffers. Antes de considerar los factores de ajuste, compruebe que el método de cálculo del buffer es relevante. Por ejemplo, es más adecuado calcular un artículo con alta estacionalidad o alto crecimiento sobre la base de una previsión, y reducirá la necesidad de compensación mediante factores de ajuste de zona.

Si sus buffers están diseñados y actualizados de forma correcta, el 95% de sus artículos previstos probablemente no merecerán más atención.

Aprenda sobre la marcha y mejore la relación señal/ruido

La gestión de las alertas y el estado diario de los buffers permiten identificar las recurrencias y las causas raíz, para alimentar la mejora del modelo. Este proceso de aprendizaje permite con el tiempo reducir aún más el nivel de ruido, para obtener alertas más específicas y relevantes, tratadas en el horizonte temporal adecuado.

Cuanto más inestable es el entorno, más esencial es poder focalizar a la gente en las verdaderas prioridades.

En su libro «El síndrome del pajar» publicado en 1990, Eli Goldratt subrayó la importancia de encontrar la información relevante en medio del océano de datos en el que nos movemos. Esto es aún más importante hoy en día, y está en el fondo de la gestión que implantamos con nuestras soluciones.

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¿Qué significa eso?

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