Planiści produkcji i zapasów odgrywają kluczową rolę w dzisiejszych firmach, pomagając zmaksymalizować zasoby i zwiększyć produktywność w całym procesie produkcyjnym. Ich praca ma wpływ na szereg innych działów, od magazynów i zakładów produkcyjnych po finanse, sprzedaż i logistykę.
Czym planiści zajmują się cały dzień?
Efekty pracy Planisty są widoczne w postaci zapewnienia:
- dostępności surowców do produkcji (optymalizacja kosztów produkcji)
- odpowiedniej wielkości zapasów (optymalizacja kosztów magazynowania)
- dostępności wyrobów gotowych (wpływ na sprzedaż)
- optymalnego zarządzania zamówieniami (wpływ na cashflow)
Najważniejsze wyzwania związane z byciem planistą
Przez kilka lat miałem przyjemność pracy w roli Planisty w firmie z branży spożywczej i w tym czasie zetknąłem się z szeregiem wyzwań, które pojawiają się w życiu każdego na tym stanowisku.
Jeśli kiedykolwiek pracowałeś jako planista, znasz to uczucie: w Twojej skrzynce odbiorczej czekają dziesiątki nieprzeczytanych wiadomości, w tym wiadomości z Działu Sprzedaży, Dostawców oraz Działu Badań i Rozwoju. Kierownicy Produkcji i Magazynu stoją w drzwiach, aby omówić zmiany w planie produkcji, Twój Szef przypomina Ci o zaległym zestawieniu, a Ty nie możesz zdecydować, co zrobić najpierw, ponieważ:
- W systemie ERP/MRP brakuje funkcjonalnych rozwiązań – w efekcie planowanie odbywa się z poziomu arkusza kalkulacyjnego z półręcznym importem danych
- Nie możesz importować danych z arkusza kalkulacyjnego do ERP
- Prognozy sprzedażowe, pomimo aktualizacji, odbiegają od realnej sprzedaży
- Kluczowe dane o niezaplanowanych kampaniach promocyjnych ciągle się zmieniają, co sprawia, że prognozy są jeszcze bardziej nietrafione
- Aby obliczyć poziom zapasu musisz przygotowywać w arkuszu kalkulacyjnym kolejne zestawienia średniego zużycia na podstawie danych historycznych oraz prognoz
- Nie masz wglądu w czasie rzeczywistym w pojawiające się potencjalne problemy — na przykład przedmioty niedostępne w produkcji lub wysyłce
- Przypomnienia o podjęciu działań musisz ustawiać w dodatkowych narzędziach
- Aby przedstawić wyniki miesięczne, kwartalne lub roczne musisz tworzyć osobne zestawienia, których przygotowanie zajmuje Ci dodatkowy czas
- Dane z arkusza kalkulacyjnego szybko stają się nieaktualne, więc zestawienia rocznego zapotrzebowania szybko się dezaktualizują
- Musisz ręcznie przeliczać jednostki miar
Systemy ERP/MRP były w przeszłości rozwiązaniem wielu problemów – przejście z zapisów w zeszytach do systemu zarządzanego w komputerze stanowiło ogromny krok naprzód. A jednak potrzeba dalszych zmian nigdy nie była bardziej widoczna. Dzisiejsze łańcuchy dostaw są bardzo złożone, mamy wiele różnych wersji produktów, tolerancja czasowa jest coraz krótsza, a ogólna zmienność sprzedaży powoduje liczne zmiany w zapotrzebowaniu.
System MRP bierze pod uwagę:
- Prognozy, które są niedokładne
- Zamówienia, które są zmienne i mają często krótkie terminy realizacji
- Harmonogram produkcji często zakłócany przez awarie
- Strukturę produktu i zapasy magazynowe, które mogą ulec zmianie
- Dostawy w drodze – mogą być zmienne
- Parametry indeksów (czas realizacji, minimalna ilość zamówienia, sposób pakowania)
Jak widać, kilka elementów, na podstawie których MRP oblicza rekomendacje zamówień, nie jest stałych. Pojawia się nerwowość – i tak nie wiem co, na kiedy i w jakiej ilości mam zamówić.
Wprowadzenie Replenishment+
Czy jest na to sposób? Tak!
Jest to Replenishment+, czyli program do zarządzania zapasami zgodny z metodyką Demand Driven MRP. Aktualnie jako konsultant w firmie Profitia, pomagam klientom we wdrażaniu tego oprogramowania w celu optymalizacji zakupów w ich przedsiębiorstwach.
Jak Replenishment+ sobie radzi ze zmiennością? Wprowadza bufory zapasu, które są powiązane głównie ze średnim zużyciem, czasem realizacji oraz zmiennością indeksu. Zmienność indeksu to porównanie odchyleń poszczególnych zużyć do średniej. Zapas jest większy tam, gdzie zmienność jest większa.
W jaki sposób Replenishment+ pozwala pozbyć się arkuszy kalkulacyjnych? Dostarczając informacje, które są zawsze aktualne, ponieważ są one połączone z ERP, a wymiana danych odbywa się kilka razy dziennie. To korzyść, którą trudno przecenić. Arkusze kalkulacyjne mogą rozwiązać niektóre problemy związane z planowaniem, ale zawierają również złożone pliki, które są uciążliwe i ryzykowne w użyciu — jeśli komputer zawiesi się lub wyłączy, możesz utracić ważne dane.
Zmiany prognoz oraz zamówień zwiększają nerwowość. Dodatkowo może wystąpić kłopot z rozróżnieniem, kiedy prognoza staje się zamówieniem. Pojawiają się również nieplanowane zamówienia promocyjne, które z reguły mają krótkie terminy realizacji – chcemy je zrealizować, aby zapewnić przychód, ale możemy mieć problem z dostępnością surowców.
Idealna sytuacja zakłada dokładniejsze prognozy i zamówienia lub wyższe stocki. Czy można to jednak pogodzić?
W systemie Replenishment+ część zamówień (wynikających ze średniego zużycia) jest już ujęta w buforze. Natomiast piki sprzedażowe w określonym horyzoncie czasowym są traktowane jako odchylenia i dodawane do bieżącego zapotrzebowania. Jako planiści, musimy jedynie podjąć decyzję czy wysokość zapasów powinna wynikać z historycznego średniego zużycia, prognoz, czy miksu obydwóch. W ten sposób nie grozi nam brak surowca do produkcji lub towaru do wysyłki.
Zrozumienie priorytetów planowania
Gdy pracowałem jako Planista, po przyjściu do biura zawsze musiałem sprawdzić całą listę indeksów (a było ich około tysiąca – choć wiem, że inni mogą mieć dużo więcej), aby zobaczyć priorytety, na których powinienem się skoncentrować od razu, ponieważ grożą problemami w produkcji lub sprzedaży. Oczywiście z reguły dowiadywałem się o nich dopiero gdy wystąpiły, co powodowało spore zamieszanie.
Idealne rozwiązanie to system wczesnego ostrzegania, z którymi indeksami może wystąpić kłopot, ponieważ będą dostępne za późno oraz które indeksy należy zamówić niezwłocznie.
I takie rozwiązanie zapewnia Replenishment+. Z jednej strony pokazuje, gdzie mamy lukę między zapotrzebowaniem, a dostępnością, a z drugiej wskazuje indeksy, dla których powinniśmy od razu wysłać zamówienia. W ten sposób zmniejszamy ryzyko niedoborów, co z kolei obniża koszty operacyjne i pomaga zapewnić odpowiedni wolumen sprzedaży.
Czasami pewne czynności można odłożyć na kolejny dzień – wtedy najczęściej musisz skorzystać z kalendarza w innym narzędziu, ponieważ ani arkusz kalkulacyjny ani MRP nie daje takiego rozwiązania. Idealne rozwiązane to system informacji w jednym narzędziu – Replenishment+ pozwala dodać notatki z datą realizacji, co pozwala zachować kontrolę bez konieczności zmiany narzędzia.
Notatki możemy odznaczać jako wykonane.
Uproszczenie obliczeń planistycznych
W firmie, w której pracowałem jako Planista, przeliczanie jednostek miar surowców zaczynało się od Dostawcy, a kończyło się rozliczeniem produkcji. Te obliczenia były wykonywane ręczne.
Replenishment+ pozwala na automatyczną konwersję jednostek miary co znacznie usprawnia pracę.
W celu dopasowania wielkości oraz częstotliwości zamówień przygotowywałem specjalny arkusz kalkulacyjny, w którym obliczałem średnie zużycie i prognozę. Dodatkowo porównywałem również odchylenia w zużyciu, co dawało wiedzę nt. zmienności danego indeksu. Efekt: musiałem przygotować dane osobno nt.
Wszystkie te rozwiązania posiada Replenishment+, ponieważ bazuje (m.in.) na średnim zużyciu oraz zmienności indeksu – wszystko w jednym narzędziu.
Podobnie, aby obliczyć zapotrzebowanie na kolejny sezon czy rok, musiałem stworzyć osobne arkusze. Jeśli chciałem dodać też aktualny stan magazynowy i pokazać planowane terminy dostaw, musiałem codziennie aktualizować te pliki. Wyobraź sobie, że robisz to dla kilkuset indeksów!
Jeden z modułów Replenishment+ pozwala zaprojektować roczny okres czasu i wskazać daty planowane daty potrzeb, dostaw oraz poziom zapasów magazynowych.
Rozliczenie rocznych wyników? Nic prostszego – w Replenishment+ możemy skorzystać z raportów standardowych, jak i przygotowanych indywidualnie.
Lepsza organizacja zadań wykonywanych przez planistów
Jak mógłby wyglądać mój dzień jako Planisty, który korzysta z Replenishment+?
- Sprawdzasz status danych – czy nastąpił planowany import danych z ERP?
- Sprawdzasz poziom zapasów dla indeksów z najwyższym priorytetem i wysyłasz dla nich zamówienia
- Sprawdzasz powiadomienia krótkoterminowe o najwyższym priorytecie i podejmujesz określone działania, takie jak przyspieszanie lub opóźnianie realizacji zamówień lub ustawianie przyszłego przypomnienia, a następnie oznaczasz zadanie jako ukończone
- Analizujesz indeksy ze zbyt wysokimi zapasami – wykorzystujesz szanse na optymalizację zapasów
- Analizujesz automatycznie przygotowane raporty
W efekcie kończysz dzień bez zaskakujących sytuacji oraz zaległości.
Zapewnienie widoczności pozwala Planiście skoncentrować się na krytycznych punktach w zapasach. Uwzględnienie w obliczaniu poziomu zapasów aktualnego średniego zużycia wpływa na jego dostosowanie do bieżących potrzeb, właśnie dlatego oparty na zapotrzebowaniu system MRP, taki jak Replenishment+, jest tak przydatny.
