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Pedidos mínimos, el lado oculto de los inventarios

Por Bernard Milian
Minimum defined in the dictionary

¿Con qué frecuencia revisa los pedidos mínimos, los lotes óptimos de producción y los lotes de transferencia en su red de distribución?

¿Quién es en su organización el propietario y responsable de estos datos técnicos?

¿Cuál es el impacto del tamaño de los lotes en su inventario, en sus plazos de entrega, en su capacidad de entrega a sus clientes?

Un enfoque histórico centrado en los costes

La fórmula de Wilson ha dejado en nuestras prácticas la noción de cantidad económica. Si compramos, fabricamos o transportamos menos de X, cuesta «demasiado». Se ha demostrado una y otra vez que esta fórmula de Wilson no tiene sentido, y que tiene aún menos sentido en el mundo moderno, pero el daño está hecho y esta noción ha quedado grabada en nuestro subconsciente. Probablemente, su sistema ERP ofrece un cálculo de cantidad económica basado en esta lógica.

Si usted es comprador en la industria o el comercio, es probable que los pedidos mínimos y los descuentos que permiten sean parte de su estrategia de negociación.

Visualice el impacto, y adáptese

Rara vez vemos qué impacto tienen los pedidos mínimos en nuestro inventario y en nuestros flujos.

Por supuesto, sabemos que si el lote mínimo es alto, tendremos más inventario. También sabemos que si estamos ocupados fabricando una gran cantidad de algo, los otros productos esperarán a ser fabricados… porque estamos ocupados. También sabemos que si recibimos un contenedor una vez al mes, tendremos más existencias y menos agilidad que si recibimos mercancías cada semana.

Sabemos todo esto. Pero, ¿cómo podemos mostrar su impacto para inducir la toma de decisiones? ¿Cómo podemos influir en la estrategia de compras si no podemos simular las consecuencias? ¿Cómo podemos convencer a producción para que aumente el número de cambios?

El enfoque Demand Driven, especialmente para la gestión de inventario, facilita esta visualización. Las zonas verdes de los Buffers permiten juzgar el impacto de los lotes mínimos en el inventario.

Veamos algunos ejemplos de casos reales.

La zona verde en el siguiente artículo se basa en un pedido mínimo de 70.000 unidades, con un consumo medio inferior a 10 al día. El pedido mínimo representa un valor de 23.000 euros, ¡y más de 7.000 días de consumo!  Estas situaciones son evidentes en el modelo DDMRP, y alertan de la necesidad de adaptación.

/

Net flow & on hand inventory levels explained visually.

El ejemplo siguiente se refiere a un artículo con fecha de caducidad: el pedido mínimo implica un nivel máximo de existencias que supera el periodo de caducidad, lo que implica que destruiremos parte de lo que compramos….

Top of zone graph breakdown.

La modelización del inventario también facilita la medición del impacto de los pedidos mínimos en las inversiones realizadas.

El siguiente gráfico muestra la estructura del modelo de reposición, con todos los artículos incluidos, de una cadena de suministro de extremo a extremo. Todas las reposiciones de la cadena de suministro de la empresa en cuestión están marcadas por zonas verdes que representan un total de 39M€. El impacto medio en las existencias será la mitad, aproximadamente 19,5M€.

Buffer Zone Proportions (a)

Si lo medimos en días (abajo), las zonas verdes representan 41 días naturales. Esto significa que, más allá del impacto en las existencias, se tardará una media de 41 días en vender un lote. De manera más global, entre las seguridades (zona roja), el trabajo en curso (zona amarilla) y los lotes (zona verde), esta cadena de suministro tarda de media más de 66 días, y hasta más de 90 días, en adaptarse a los cambios de la demanda.

Nota: no está mal, dado el sector al que pertenece esta empresa; comparemos con su propia cadena de suministro…

Buffer Zone Proportions (b)

Visualizar los niveles mínimos de pedido, los riesgos que conllevan, su impacto en el inventario y los plazos de entrega, permite un tipo diferente de diálogo con las partes interesadas, por ejemplo, compras, producción, proveedores y clientes. Ahora se trata de definir un modelo de flujo -un modelo que responda a las necesidades del mercado- que esté adaptado a las necesidades de la empresa.

Lo mínimo debe ser… ¡mínimo!

Reducir el tamaño de los lotes es una de las principales palancas para desarrollar la agilidad de una cadena de suministro. El primer paso es visualizar y corregir los valores atípicos: los tamaños de lote que representan un valor y un número de días significativos. Esto debería formar parte de su rutina mensual de supervisión y ajuste de su modelo.

En sus rutinas de adaptación del modelo de cadena de suministro, mida el impacto de sus zonas verdes en valor y número de días, y persevere para reducirlas.

Por supuesto, es necesario un enfoque pragmático para no ir demasiado lejos: la noción de factor de plazo de entrega en un modelo DDMRP permite posicionar un umbral de tamaño de lote «razonable» en función del flujo de un artículo.

¿En resumen? ¡Visualice y minimice sus mínimos!

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