4 points d’attention lorsque vous mettez en œuvre une solution IT innovante (Partie 2)

Par Igor Bondar
supply chain technology

La semaine dernière, nous avons déjà vu deux points très importants : la maintenance des données et la disponibilité des compétences. Aujourd’hui, nous continuons avec les deux derniers points d’attention.

Point d’attention n°3 : Absence ou non-implication du manager

– Vous avez essayé de vous connecter ?
– Pardon, me connecter à quoi ?

Il n’y a rien de normal dans cette réponse… Et c’est pourtant un cas réel rencontré lors de l’une de nos mises en œuvre :

La veille, l’équipe du client a obtenu un accès à Intuiflow. L’information a également été fournie par le manager.

Il a confirmé qu’ils ont eu toutes les informations d’accès, qu’ils vont s’enregistrer et se préparer pour la réunion de demain avec nous. Le premier jour devait être un jour de formation et d’apprentissage.,

Et pourtant, personne n’a pu se connecter correctement. Aucun des planificateurs n’a suivi les instructions du chef de projet. Que s’est-il passé ? L’équipe l’a-t-elle simplement ignoré ?

Nous ne parlons pas ici de qualités de leadership, le responsable a simplement été submergé par d’autres responsabilités immédiates et n’a pas eu le temps de transmettre les informations de connexion aux planificateurs.

Conseil :

Le top management doit adopter une approche responsable dans le choix du manager ou du chef de projet. Il doit s’agir d’une personne expérimentée, qui agira comme référent et pourra contrôler à la fois l’équipe et la mise en œuvre des tâches. Cette personne doit avoir les compétences nécessaires mais également des qualités de leadership. De plus, il doit être clair que cette personne doit avoir du temps dans son agenda pour pouvoir s’occuper du projet. Il est également recommandé que le projet fasse partie de ses objectifs individuels, cela encourage le manager à suivre l’évolution du projet.

Point d’attention n° 4 : Les innovations et les technologies informatiques modernes contre les idées dépassées

 Prenons encore un exemple concret.

L’entreprise a acheté un système pour automatiser la gestion de l’entreprise. Cela semble génial, ça améliorera considérablement la situation de l’entreprise, augmentera l’efficacité de l’équipe et la transparence des processus commerciaux.

Mais soyons réalistes : L’installation et la configuration d’un logiciel, la réadaptation de l’équipe sont un voyage long et périlleux. Au final, malgré tous les efforts, le nouveau système est contourné, tous les processus continuent à fonctionner comme avant. Les employés regardent avec horreur la nouvelle icône sur le bureau, n’osant pas cliquer dessus.

Nous avons remarqué que les employés (à l’exception du département informatique, bien sûr) peuvent tout simplement ne pas comprendre comment fonctionne le nouvel ERP après une courte session de formation et quel est leur rôle dans les processus du système mis en œuvre. Les membres de l’équipe n’osent pas poser de questions et demander de l’aide parce qu’ils ont peur que la hiérarchie considère cela comme de l’incompétence.

 Chacun veut montrer le meilleur de lui-même. Et comme le monde évolue et change, les succès antérieurs pourraient être mis sous un mauvais jour en raison des nouveaux systèmes et méthodes.

Le manager est réticent à l’innovation car il est dans le métier depuis longtemps et a étudié de nombreuses méthodologies. Il a acquis une bonne réputation au sein de l’entreprise ou même sur le marché. Le nouveau logiciel risque de discréditer ses décisions antérieures.

Il faut faire quelque chose pour remédier à cela, non pas pour démotiver les gens, mais pour leur faire prendre conscience progressivement des avantages que la nouvelle solution leur apporte.

Résumons pourquoi certains continuent à utiliser des méthodes dépassées :

1.          Le facteur humain :
– Trop habitué aux anciennes méthodes
– Ne pense pas à la croissance de l’entreprise
– Ne veut pas en endosser la responsabilité
– La peur de ne plus être indispensable et d’être remplacé par la nouvelle solution

2.          Les administrateurs du système ne fournissent pas une formation complète, appropriée et périodique au personnel.
3.          La faible implication de la direction dans le processus.

Conseil :

Liez les tâches des employés au nouveau système, afin d’éviter qu’ils ne reviennent aux feuilles de calcul. Mettez en place des facteurs d’incitation et de désincitation pour stimuler le travail avec le nouveau logiciel. Il est également obligatoire de mener des sessions de formation pertinentes (systèmes LMS, gamification, etc.) pour une transition douce et acceptable par tous.

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Si vous avez déjà essayé de mettre en œuvre de nouvelles solutions pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou la gestion des stocks dans votre entreprise mais que quelque chose a mal tourné, ce n’est pas si grave. Il y a toujours quelque chose à faire pour savoir où vous en êtes et ce qu’il faut faire. L’essentiel est de ne pas abandonner et de comprendre que vous ne pouvez pas vous contenter d’utiliser les mêmes méthodes qu’il y a 30 ou 50 ans.

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