Les planificateurs de production et de stocks sont essentiels pour les entreprises d’aujourd’hui, car ils contribuent à optimiser les ressources et à stimuler la productivité tout au long du processus de fabrication. Leur travail affecte un certain nombre d’autres départements, des entrepôts et des installations de production aux finances, aux ventes et à la logistique.
Que font les planificateurs toute la journée ?
Le planificateur a pour objectif de garantir ce qui suit :
- Les matières premières sont disponibles, ce qui permet d’optimiser les coûts de production
- Les niveaux de stock sont appropriés, ce qui permet d’optimiser les coûts de stockage
- Les produits finis sont disponibles, ce qui maximise la productivité des ventes
- Les commandes sont gérées de manière optimale, ce qui maximise la trésorerie.
Les principaux défis du métier de planificateur
Pendant plusieurs années, j’ai eu le plaisir de travailler en tant que planificateur dans une entreprise alimentaire, et pendant cette période, j’ai rencontré un certain nombre de défis communs à cette fonction.
Si vous avez déjà travaillé en tant que planificateur, vous connaissez ce sentiment : des dizaines de messages non lus attendent dans votre boîte mail, y compris des messages du département des ventes, des fournisseurs et de la R&D. Les responsables de la production et de l’entrepôt se tiennent debout dans la salle de réunion. Les responsables de la production et de l’entrepôt sont à la porte pour discuter des changements apportés au plan de production, votre directeur vous rappelle le relevé de compte en retard, et vous n’arrivez pas à décider ce qu’il faut faire en premier, parce que :
- Votre système ERP/MRP manque de solutions fonctionnelles – et par conséquent, toute la planification se fait dans un tableur avec une importation de données à demi-main.
- Vous ne pouvez pas télécharger les données d’une feuille de calcul dans un ERP.
- Les prévisions de ventes s’écartent des ventes réelles malgré des mises à jour répétées.
- Les données clés des campagnes promotionnelles non programmées changent constamment, ce qui fausse encore plus les prévisions.
- Pour calculer le niveau de stock, vous devez préparer des états d’utilisation moyenne supplémentaires dans votre feuille de calcul en fonction des données historiques et des prévisions.
- Vous ne disposez pas d’une visibilité en temps réel des problèmes potentiels au moment où ils se produisent, comme des articles indisponibles pour la production ou l’expédition.
- Vous devez utiliser des outils supplémentaires pour mettre en place des rappels d’action.
- Pour présenter des résultats mensuels, trimestriels ou annuels, vous devez passer plus de temps à créer des états distincts.
- Les données des feuilles de calcul deviennent rapidement obsolètes, de sorte que les prévisions annuelles concernant les matières premières le sont également.
- Vous devez recalculer manuellement les unités de mesure.
Les systèmes ERP/MRP ont résolu de nombreux problèmes dans le passé – le passage des carnets de notes aux dossiers gérés par ordinateur a représenté un énorme bond en avant. Et pourtant, la nécessité d’un nouveau changement n’a jamais été aussi évidente. Les chaînes d’approvisionnement sont très complexes, chaque produit comporte de nombreuses variantes, les clients s’attendent à recevoir les choses de plus en plus tôt, et la volatilité globale des ventes entraîne de nombreux changements dans la demande.
Le système MRP repose sur de multiples facteurs qui sont sujets à des perturbations :
- Des prévisions qui sont inexactes.
- Des commandes variables et souvent à court terme
- Des calendriers de production fréquemment perturbés par des pannes
- La structure et le stock des produits qui peuvent changer
- Des livraisons en cours qui varient souvent
- Des paramètres tels que le délai de livraison, la quantité minimale de commande et le packaging
Comme vous pouvez le constater, plusieurs éléments qui constituent la base des recommandations de commandes calculées par le MRP ne sont pas constants. Il y a de la nervosité – après tout cela, je ne suis toujours pas sûr de ce que je dois commander, quand et en quelle quantité.
Présentation de Replenishment+
Existe-t-il une meilleure façon d’effectuer les calculs de planification des matériaux ? Oui !
Replenishment+, un programme de gestion des stocks conforme à la méthodologie DDMRP (MRP piloté par la demande) pour lequel j’aide maintenant mes clients à utiliser pour optimiser leurs achats dans le cadre de mon travail de consultant auprès de Profitia.
Comment Replenishment+ gère-t-il la volatilité ? En introduisant desstocks tampons (buffer) liés à l’utilisation moyenne, au délai d’exécution et à la volatilité des articles. La volatilité d’un article est une comparaison de l’écart entre l’utilisation individuelle et la moyenne. Si la volatilité est plus importante, vous aurez besoin de plus de stocks.
Comment Replenishment+ vous permet-il de sortir des feuilles de calcul ? En fournissant des informations toujours à jour, car il est connecté à l’ERP et échange des données plusieurs fois par jour. C’est un avantage qu’il est difficile de surestimer. Les tableurs peuvent résoudre certains problèmes de planification, mais ils impliquent également des fichiers complexes dont l’utilisation est lourde et risquée – si l’ordinateur se bloque ou s’éteint, vous risquez de perdre des données essentielles.
Les changements dans les prévisions et les commandes augmentent la nervosité. De plus, il peut être difficile de distinguer quand une prévision devient une commande. Les commandes promotionnelles non planifiées ont souvent des délais d’exécution courts – nous voulons les satisfaire pour générer plus de revenus, mais nous pouvons avoir un problème de disponibilité des matières premières.
Idéalement, les prévisions devraient être plus précises et les niveaux de stock plus faciles à planifier. Mais comment concilier ces deux situations ?
Dans le système Replenishment+, certaines commandes (résultant d’une utilisation moyenne) sont déjà mises en mémoire tampon. D’autre part, les pics de vente dans un horizon temporel spécifique sont traités comme des déviations et ajoutés à la demande actuelle. En tant que planificateurs, il nous suffit de décider si le nombre de stocks doit être basé sur l’utilisation moyenne historique, les prévisions ou un mélange des deux. De cette façon, il n’y a aucun risque de pénurie de matières premières pour la production ou de marchandises à expédier.
Comprendre les priorités de votre planification
Lorsque je travaillais en tant que planificateur, je devais toujours passer en revue la liste complète des articles (dans notre cas, environ un millier) chaque fois que je me rendais au bureau afin de comprendre quelles étaient mes priorités. La plupart du temps, je ne découvrais les menaces sur la production ou les ventes qu’au moment où elles se produisaient, ce qui provoquait une certaine agitation.
L’idéal aurait été de disposer d’un système d’alerte précoce : quels articles peuvent poser problème parce qu’ils seront disponibles trop tard ? Quels articles doivent être commandés immédiatement ?
C’est la solution apportée par Replenishment+. D’une part, il indique où nous avons un écart entre la demande et la disponibilité, et d’autre part, il indique les articles pour lesquels nous devons envoyer des commandes immédiatement. De cette façon, nous réduisons le risque de pénurie, ce qui, à son tour, réduit les coûts d’exploitation et contribue à assurer un volume de ventes sain.
Parfois, certaines activités peuvent être reportées à un autre jour. Si vous vous appuyez sur le MRP et les feuilles de calcul, vous devez utiliser et tenir à jour un calendrier distinct.
Mais Replenishment+ vous offre cette possibilité dans un seul outil, vous permettant d’ajouter des notes, de fixer des dates d’échéance et de marquer les tâches comme faites – et de rester en tête de votre liste de choses à faire.
Simplifier les calculs de planification
Dans l’entreprise où je travaillais en tant que planificateur, nous devions jongler entre les unités de mesure fournisseur, de transport et de fabrication. Ces calculs étaient manuels.
En revanche, Replenishment+ convertit automatiquement les unités de mesure, ce qui améliore considérablement le flux de travail.
Afin d’ajuster la taille et la fréquence des commandes, j’ai préparé une feuille de calcul spéciale dans laquelle j’ai calculé l’utilisation moyenne et la prévision. En outre, j’ai également comparé les écarts d’utilisation, ce qui m’a permis de connaître la volatilité d’un article donné. Effet : j’ai dû préparer les données pour chaque article séparément et créer plusieurs dizaines de feuilles.
Replenishment+ offre toutes ces solutions car il se base (entre autres) sur l’utilisation moyenne et la volatilité des articles, le tout dans un seul outil.
De même, pour calculer la demande pour la saison ou l’année suivante, je devais créer des feuilles séparées. Si je voulais également ajouter le stock actuel et indiquer les dates de livraison prévues, je devais mettre à jour ces fichiers chaque jour. Imaginez faire cela pour plusieurs centaines d’articles !
L’un des modules de Replenishment+ vous permet de concevoir la période annuelle et d’indiquer les dates prévues de la demande, les livraisons et le niveau du stock.
Comptabiliser les résultats annuels ? Rien de plus simple : avec Replenishment+, on peut utiliser des rapports standards ou préparés individuellement.
Un meilleur flux de travail pour les planificateurs
À quoi aurait pu ressembler ma journée de planificateur avec Replenishment+ ?
- Vous vérifiez l’état des données : les données ERP ont-elles été importées comme prévu ?
- Vous vérifiez le niveau des stocks pour les articles ayant la plus haute priorité et vous envoyez des commandes pour ces articles.
- Vous vérifiez les notifications à court terme avec la priorité la plus élevée et prenez des mesures spécifiques comme accélérer ou retarder les commandes ou définir un rappel futur – puis marquez la tâche comme étant terminée.
- Vous analysez les articles dont le stock est trop élevé et cherchez des moyens de les optimiser.
- Vous analysez les rapports générés automatiquement.
En conséquence, vous terminez la journée sans situation inattendue ni arriérés.
Le fait d’offrir de la visibilité permet au planificateur de se concentrer sur les points critiques de l’inventaire. La prise en compte de l’utilisation moyenne actuelle dans le calcul du niveau de stock affecte son application à la demande réelle, c’est pourquoi unsystème MRP piloté par la demande comme Replenishment+ est si puissant.
