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Flux et lots qualité : innocents, suspects et coupables

Par Bernard Milian
Super villains being processed

Dans une usine, les relations entre équipes Supply Chain et Qualité peuvent être tumultueuses…

Lots de fabrication écartés – mis en attente pour un contrôle ou une reprise – files d’attente sur les équipements clés de test, délais de libération, tout ça génère de l’attente, des délais, alors qu’on est déjà à la bourre…

Tout le monde est d’accord : il faut s’assurer qu’on livre aux clients des produits sans défauts, et le droit de véto des équipes Qualité est sacré. Il n’empêche que c’est rageant d’attendre une libération hypothétique d’un lot alors que le client vous met la pression pour être livré.

Vous avez-vous-même expérimenté ce sentiment. Vous devez prendre un avion, l’heure de fin d’embarquement approche, vous êtes arrivés tout juste à l’aéroport à cause des embouteillages, et là il y a une file d’attente interminable au contrôle de sécurité. Vous trouvez ces contrôles de sécurité tout à fait justifiés, car vous voulez être en sécurité dans l’avion, mais ça ne vous empêche pas de pester. Pourquoi y-a-t-il une telle file d’attente ? Ils ne savent pas adapter la capacité de contrôle ? Mon vol est imminent, pourquoi ne puis-je pas passer avant les autres dont le vol est dans une heure ?…

Innocents, suspects et coupables

Il y a lot qualité et lot qualité.

Les lots présumés innocents. Nous venons de recevoir ou de fabriquer un lot de produits, il a toutes les chances d’être bon. Nous devons attendre sa libération, mais ce lot est présumé innocent – nous comptons sur ces quantités pour enchaîner le flux de fabrication ou de livraison.

Les lots suspects. Nous venons d’écarter un lot, de le mettre de côté, car une des mesures effectuées établi un doute. Il faut vérifier, recontrôler, peut être trier et écarter une partie, peut être retraiter, peut être… Bref, c’est suspect. Bien souvent ces lots rentrent dans un purgatoire dont on ne sait pas bien quand ils sortiront.

Les lots coupables. Il y a un problème avéré, c’est direct prison !

Il n’est pas rare que ces processus de test, de contrôle et de libération soient prépondérants sur le délai d’obtention de produits – par exemple en pharma.

Dans tous les cas, pour le planificateur il y a le stress de l’incertitude, de l’attente, de prévoir le plan B si ça tourne mal – et une rancœur sourde qui monte : « mais que fait la Qualité ?»…

Et si nous essayions de pacifier les relations entre nos équipes Supply Chain et Qualité ?

Etablir la visibilité

Les lots qualité ne sont pas toujours visibles.

Il y a une vingtaine d’années je travaillais dans une usine d’un équipementier automobile de rang un fabriquant des sous-ensembles volumineux, et nous avions pris une décision radicale pour forcer le traitement des lots suspects : la zone Qualité avait été implantée à l’entrée de l’atelier – au vu et au su de tous visiteurs et de l’équipe de Direction. On ne pouvait pas la rater. Je peux vous assurer que les lots suspects étaient au plus vite déclarés coupables ou innocents !

Cette visibilité physique n’est pas toujours possible ni significative. Je me souviens d’une entreprise de micro-précision où la file d’attente de contrôle tenait en quelques petites étagères peu impressionnantes. Toutefois, en plongeant la main à l’arrière d’une étagère il était courant de trouver un sachet de pièces qui attendaient là depuis des mois…

Le prérequis pour assurer la prise de décision est que les lots qualité, les files d’attente soient visibles. « Pas de problème, on a la liste sous Excel » n’est pas la bonne réponse…

La vue de buffer de temps ci-dessous apporte une visibilité partagée entre les équipes Qualité, Supply Chain, Production – et incite à une prise de décision avant de basculer dans la case rouge sombre / retard. Avec une telle visibilité, il devient simple d’animer des rituels de pilotage pour arbitrer les cas litigieux et assurer une gouvernance du processus de gestion des libérations.

A noter que dans ce cas une gamme de contrôle a été établie, ce qui permet à l’équipe CQ / AQ d’avoir une évaluation de la charge de travail pour traiter les lots à venir.

Yet to be Received shown in Intuiflow

La visibilité pour décider

Confirmer à temps que les lots présumés innocents sont OK – ce qui requiert une capacité de traitement adaptée.

Déclarer les suspects coupables ou les innocenter au plus vite. Il ne s’agit pas d’établir une justice expéditive, mais d’instruire les dossiers rapidement – ce qui requiert une capacité d’investigation adaptée – et des arbitrages.

Détruire au réparer les lots coupables (non, on ne garde pas « au cas où »).

Penser flux plutôt que stock

Dans la majorité des systèmes ERP, les lots qualité sont représentés comme étant un stock, avec un statut de blocage. Ce statut est différent pour les coupables (exclus du calcul de besoin) ou pour les présumés innocents (inclus comme ressources dans le calcul de besoin). Les suspects peuvent être de statut variable en fonction de la gravité de leur crime…

Représenter ces lots comme un stock n’est pas la meilleure représentation, car un stock est statique. Nous recommandons de représenter ces lots comme des ordres en cours – avec une date d’échéance. Ceci permet lorsqu’on déclare un lot suspect de se poser la question des actions à mener pour le libérer, et de planifier ces actions. Ça permet aussi de déclencher des alertes d’exécution : ce lot est prévu en libération jeudi prochain, mais j’ai un besoin mardi – est-ce qu’il peut être traité avant, ou dois-je décaler et informer le client ?

Aligner les équipes pour assurer le flux

Avoir une visibilité commune, gérer des priorités en cohérence, ajuster les capacités pour maintenir les files d’attente à un niveau compatible avec la demande, décider : Intuiflow peut vous aider à outiller le processus, mais la clé est dans l’animation des équipes et dans la gouvernance des équipes transverses impliquées !

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