Comment réduire les stocks en Excès et Obsolètes

Par Bernard Milian
surplus stock

Un des points de rencontre des équipes Finance et Supply Chain de l’entreprise est la revue des Excès et Obsolètes, ou « E&O ».

Les E&O font l’objet d’une revue financière à minima annuelle, ou trimestrielle en particulier pour les entreprises cotées en bourse. L’objet de cette revue est de déterminer quelles sont les provisions financières à passer dans les comptes pour couvrir les risques d’Excès et d’Obsolescence – en d’autres termes quelle est la perte à passer au P&L compte tenu des stocks que l’on risque de détruire, ou de solder à bas prix via des brokers ou circuits de discount.

Les provisions financières passées pour E&O doivent être approuvées par les commissaires aux comptes (elles doivent être conformes aux standards GAAP ou IFRS).

En fonction des secteurs, le coût de l’E&O peut être très significatif pour les industriels ou les distributeurs, avec un impact significatif sur la profitabilité de l’entreprise. C’est par exemple très souvent le cas dans le high tech. A titre d’exemple, pour une entreprise de dispositifs médicaux, chaque année environ 1% du chiffre d’affaires partait en provision d’E&O.

Au-delà de la perte passée dans les comptes lorsqu’on établie une provision, le fait de porter des stocks en excès ou obsolète induit des coûts récurrents : coûts de stockage, de manutention, etc. – il n’est pas rare d’évaluer ces coûts, annuellement, à 25% de la valeur faciale de ces stocks.

Les Excès et Obsolètes représentent un poids important dans la rentabilité de l’entreprise, mais leur contrôle ne fait en général pas partie des processus de pilotage clé. Est-ce que vous pilotez les E&O dans votre S&OP ?

Constater les dégats…

Dans de nombreuses entreprises ce processus d’évaluation des risques d’E&O n’est qu’une revue périodique, qui intervient bien après les faits générateurs. On extrait les stocks de l’ERP, on les compare aux prévisions ainsi qu’à un usage historique, et on applique des règles du type « le montant de stock supérieur à un an de consommation est 50% à risque, et supérieur à 2 ans 100% à risque ».

En fait on ne fait que constater les dégâts, une fois par an ou par trimestre. Après quelques analyses Excel. Parfois on prend en note quelques actions pour mieux faire la prochaine fois. Ou pas.

Rarement ce processus est outillé, exécuté régulièrement dans le cadre des processus de pilotage supply chain & finance, et donne lieu à des comités de revue matières (« Material Review Board ») pour alimenter un plan d’action de réduction des risques de génération d’E&O, mais aussi d’écoulement des excès constatés (utilisation sous dérogation, promotion, valorisation auprès de circuits alternatifs, etc.)

… ou agir à la source

Les méthodologies Demand Driven apportent une visibilité qui permet de piloter la génération de risque d’E&O à la source.

Prenons un exemple. Lorsqu’un article est stocké, on défini une plage de fonctionnement de la boucle de réapprovisionnement de ce stock, qui comprend une limite inférieure et une limite supérieure. Il est ainsi très facile, en lecture directe, de visualiser ce qui est en excès, en prenant en compte les stocks et les appros en cours au travers du « flux disponible ». Autant pour les stocks les jeux sont faits, autant pour les appros en cours il est possible d’agir avant que l’excès d’approvisionnement ne se matérialise en stock. De plus un planificateur n’est pas autorisé à réapprovisionner au-dessus du top du vert, donc mécaniquement on limite les risques.

Cette visibilité est disponible en permanence pour les pilotes de flux. Par exemple ci-dessous, pour une famille d’articles, on voit semaine par semaine l’évolution des risques, progressivement réduits de plus de 1.1M€ à moins de 500k€ en 26 semaines. Aucun doute pour cette entreprise, utilisatrice d’Intuiflow, que les provisions d’E&O vont pouvoir diminuer en fin d’année fiscale, ce qui va améliorer le P&L….

reduire exces

Cette visibilité et déclinée par famille ainsi qu’au niveau article, il est donc facile de déterminer des actions spécifiques dans le domaine de responsabilité de chaque gestionnaire de flux.

Une problématique fréquente pour évaluer l’E&O est de déterminer s’il est plus pertinent de regarder les historiques de consommation ou la prévision. Dans un modèle DDMRP cette détermination est gérée en continu : le planificateur détermine pour chaque article le mode de calcul le plus approprié : historique, prévision ou mix des deux. Le risque est évalué en permanence par rapport au mode de calcul le plus pertinent.

Ce risque n’est pas seulement constaté sur le flux disponible en cours, mais aussi sur les projections au travers du module S&OP d’Intuiflow, qui permet de projeter les risques de génération d’E&O en fonction des scénarios de prévision.

Deux éléments générateurs d’E&O sont les minimums de commande (MOQ) et les dates de péremption. Le modèle opératoire Demand Driven permet d’identifier facilement les MOQs qui ne sont pas adaptées, et les risques de péremption – et d’adapter le modèle pour réduire l’exposition aux risques.

Dans un environnement de production la limitation des en-cours par le lancement à temps en flux tiré, et l’accélération de l’écoulement des flux permet aussi d’assurer l’alignement de l’utilisation des ressources de l’entreprise sur la demande réelle.  

Piloter la santé des flux pour assurer la santé des stocks

Le modèle opératoire Demand Driven et la suite Intuiflow permettent d’aligner en permanence les flux sur l’évolution de la demande, de maintenir les sécurités (les buffers) au niveau pertinent pour limiter les risques, et de donner la visibilité à chaque décisionnaire – du long terme au pilotage quotidien, pour prendre les meilleures décisions possibles. La gestion et la réduction des risques d’E&O devient une routine de fonctionnement naturelle, et non plus un obscur exercice annuel où on constate les pertes…

Il s’agit de piloter en permanence la santé des flux, et ça fait un bien fou au P&L !

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